¿Qué tipo de sistema de transmisión de información necesitan las organizaciones?
Qué tipo de sistema de transmisión de información necesitan las organizaciones
La transmisión y el tratamiento de la información favorecen una mejora continua en la prevención de los riesgos más graves y en la calidad del trabajo. Conocer en detalle lo que ocurre en el terreno -tanto los eventos no deseados como los aspectos que funcionan bien- es una herramienta de progreso fundamental para la organización y para cada uno de sus actores. Además, por si esto fuera poco, contribuye a que los distintos niveles jerárquicos trabajen juntos en cuestiones de seguridad.
Entonces, ¿qué sistema de transmisión y tratamiento de la información hay que implementar para favorecer que la información clave en materia de seguridad circule en la organización?
La transmisión de información: ir más allá del sistema de reporting
Cuando hablamos de un sistema de transmisión de información, es habitual pensar en primer lugar en un proceso formal: un sistema de reporting que adopta la forma de una herramienta informática, disponible para la mayoría de los actores de la empresa.
Aunque este instrumento es clave en el sistema de transmisión de información, es necesario superarlo. Hay que imaginar, diseñar y mantener un sistema de transmisión de información que incluya canales de comunicación diversos -desde los más formales a los menos formales- e interconectados, que permitan que la información circule de manera fluida, porque en las organizaciones la información proviene de todas partes.
Si ce processus est un aspect clé du système de remontée d’informations, nous devons aller plus loin. Nous devons imaginer, concevoir et entretenir le système de
Un sistema de canales de comunicación diversos e interconectados
El sistema de reporting
Permite recopilar, organizar y presentar los datos relacionados con una situación fuera de lo habitual o incluso peligrosa, con un incidente o con una buena práctica. Su objetivo es procesar esos datos (en el mejor de los casos) y realizar un análisis estadístico.
Algunos sistemas de reporting son anónimos, otros no.
Los tiempos dedicados a la comunicación y al intercambio
Las charlas, las visitas de seguridad de los gerentes, los briefings y debriefings, las reuniones de coordinación, las evaluaciones anuales son momentos de intercambio que representan una oportunidad para escuchar a los empleados.
Las conversaciones informales
A todos nos ha sucedido alguna vez que nos dijeran: "Ah, aprovecho para contarte que…" y así hemos recibido una información crucial al cruzarnos con alguien en la obra, al compartir una pausa para tomar café. Los momentos informales, de convivencia entre colegas son a veces verdaderas fuentes de información. No hay que pasarlos por alto.
El diálogo social
Los lugares donde participan las instancias representativas del personal (comités de salud, higiene, seguridad y prevención de riesgos en el trabajo, etc.) son indispensables para transmitir información. Los actores que forman parte del diálogo social contribuyen al conocimiento y al tratamiento de las situaciones peligrosas. Los representantes del personal son los "custodios del trabajo real" y poseen una gran cantidad de información que debe escucharse y tenerse en cuenta en las estrategias de prevención.
Las relaciones con los actores externos
Las opiniones de los clientes son, por supuesto, una fuente inagotable de aprendizaje.
Un tema más difícil de abordar es el de las empresas externas: es necesario que participen en la detección y el análisis de situaciones peligrosas. Deben ser consideradas como fuentes valiosas para aprender sobre la realidad del terreno, siempre y cuando las personas que trabajan en ellas se sientan libres para hablar. Lograr que esto se concrete sigue siendo un desafío.
El desafío es romper los silos de información
Cuanto más grande es la empresa mayor es el riesgo de que se formen silos de información por área, por actividad, por tipo de riesgo, por canal de comunicación, etc. Las empresas también pueden tener que utilizar diferentes sistemas de transmisión de información en función de la salud, la seguridad, la calidad, etc.
Es necesario construir pasarelas para que la información recogida en los distintos ámbitos pueda contrastarse y consolidarse, alimentando y enriqueciendo a todos los actores.
Analizar y tratar la información: alimentar el proceso de recuperación de experiencias
Recopilar información es bueno, pero utilizarla es aún mejor. Es necesario analizar la información y aprender de ella. Es necesario poner en marcha un proceso de recuperación de experiencias (en el sentido más amplio), un proceso de mejora continua de la organización.
Atención: una organización sólo "aprende" y progresa realmente cuando logra implementar un cambio positivo.
Un sistema REX es malo. Pero un sistema REX que nos mantiene satisfechos haciéndonos pensar que todo va bien es peor".
Extracto del Cuaderno Preguntas que debemos hacernos sobre nuestros dispositivos REX, Eric Marden (Foncsi)
¿Hay que analizar y procesar todo?
Es probable que exista el miedo a sentirse abrumado por una enorme cantidad de información. En efecto, esto puede ocurrir si se pretende analizar y procesar todo al mismo nivel. Además de que (a menudo) es imposible hacerlo, no toda la información tiene la misma importancia. Es necesario establecer prioridades.
Algunas ideas:
- formar a los equipos sobre la información que deben transmitir: colaborarán en el proceso si se define con precisión qué tipo de información es la que interesa.
- concentrar los esfuerzos en el análisis de las causas profundas de los accidentes y de las situaciones y eventos con un alto potencial de gravedad (que también tienen "un alto potencial de aprendizaje").
No hay que olvidarse de cerrar el círculo
Es necesario mantener informados a los equipos. El feedback es esencial para mantener la motivación para transmitir información. Hace que las personas se sientan útiles y contribuyan a mejorar la seguridad de todos. Si no reciben feedback, tendrán la impresión de que hablar "no sirve para nada".
Recibir buenas y malas noticias: el papel clave de la gestión
La transmisión de información es un proceso que involucra a todos los niveles, desde el operador hasta la alta dirección. Cada miembro de la línea jerárquica debe involucrarse y estar convencido de que desempeña un papel esencial.
El papel de los gerentes es clave cuando se trata de:
- recolectar información. Cada vez que están en contacto con sus equipos. pueden detectar información crucial en materia de seguridad. Presupone que su estilo de gestión sea participativo: escuchar, adoptar actitudes y posturas que favorezcan la transmisión de información.
- transmitir información. Los gerentes también pueden obstaculizar la transmisión de información, sobre todo si no quieren comunicar malas noticias a sus superiores,
- reaccionar adecuadamente ante las buenas y malas noticias. Es agradable recibir buenas noticias, pero cuando las noticias son malas, la situación es muy diferente. Por eso es necesario brindar acompañamiento y herramientas a los gerentes de todos los niveles.
- ofrecer feedback a los equipos.
¿Conclusión…?
La implementación de una cultura justa es una de las condiciones para el éxito de la transmisión de información, porque crea un clima de confianza y transparencia que hace que las personas se sientan con la libertad de hablar.
